「会議の資料作り」、「データ分析」、「事業部の営業結果の集計作業」など、、マネジメント業務をしていると、エクセルを使った業務に日々追われてしまうことはありませんか？エクセルの知識がない中で取り組むとカンタンな作業でも数時間掛かってしまうこともあるでしょう。
そこでマネたまでは、「マネジメントシーンで役立つエクセル術」として、マネジメントの皆さんにとって役立つエクセルの使い方をたっぷりご紹介していきます。
今回ご紹介するのは「ブック共有機能」についてです。企画、営業、マーケティングなど職種に関係なく、ビジネスを行なう上で根拠となるのが数字を中心とした表です。効率良く膨大なデータを行にまとめ、見やすい表を作成するとスピーディで正確なビジネス活動を目指しましょう。なお、今回の解説はエクセル2016にて行います。
共同作業をするならエクセル（Excel）でブックの共有をロック、解除！
1つのエクセル（Excel）ファイルをネットワーク上などで共有している場合、何人かが同時に閲覧していると、通常ではファイルがロックされて読み取り専用の閲覧モードとなってしまい、編集作業が不可能となります。そこで、便利な機能が「ブックの共有」です。この機能を使うと、複数人で1つのファイルを同時に作業することが可能になり非常に便利。
アンケート集計や管理エクセル表の更新など、チームメンバーが共同で入力する必要がある作業で特に力を発揮します。職場での仕事効率を向上させるブック共有機能のロックと解除についてご紹介します。
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どういうケースでブック共有が役に立つ？
このように、社内サーバーなどの共有フォルダに置かれたエクセル（Excel）を複数人が閲覧した時、そのファイルは読み取り専用となります。この状態でデータ入力をすることはできますが、保存ができないために複数人で作業するには不向きです。
そこで役立つのが、「ブックの共有機能」。
ブックの共有をすれば、共有フォルダに置かれたファイルも複数人でデータ入力、保存が可能となり、作業効率も大幅にアップします！
エクセル（Excel）画面上部の校閲タブをクリックすれば、ブックの共有アイコンが表示されます。
ブックの共有をクリックし、「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」という項目にチェックを入れれば、ブックの共有は完了です。
この状態になって初めて、複数人で作業するケースでエクセル（Excel）はデータの保存が可能になります。
これがエクセル（Excel）2016におけるブック共有の基本です。
ブック共有を保護してみよう！
ブック共有状態を他のユーザーに解除されないように、共有状態を保護（ロック）する機能がエクセル（Excel）にはあります。ロック状態で共有する場合、先ほど紹介した「ブックの共有」からスタートするのではなく、その横にある「ブックの保護と共有」アイコンをクリックしてスタートしましょう。
「変更履歴付きで共有する」にチェックを入れ、パスワードを入力すれば自分（またはパスワードを知る人）以外に共有状態の解除ができなくなります。
パスワードを入力すると、再度入力を要求されるので同じパスワードを入力します。正しいパスワードを忘れてしまうと、保護状態を解除できなくなってしまうので、注意しましょう。
共有保護（ロック）状態を解除するには？
共有が保護された状態を解除するには、保護した手順と同じ場所にある、「共有ブックの保護解除」アイコンをクリックします。
すると、共有保護解除のためのパスワードを求められますので、保護した時に使ったパスワードを入力すればそれで共有保護、共有状態の解除となります。
閲覧専用のエクセル（Excel）ファイルは通常通りの読み取り専用状態で、共同で作業する時は共有状態にして、さらに必要に応じて保護機能を使って共有状態をロックしておきましょう。
